gebruiksplan kerkgebouw
Dit gebruiksplan is gebouw-specifiek. Elke gebouw heeft een eigen gebruiksplan.
Gemeente: GEREFORMEERDE KERK, ZUIDEINDE-WEST 12, KAMPERVEEN
Betreft gebouw: IDEM
Versie: 4
Datum: 1 JULI 2020
Wij volgen de richtlijnen voor erediensten en andere kerkelijke bijeenkomsten, zoals gepubliceerd door Protestantse Kerk in Nederland. Dit gebruiksplan is een uitwerking van deze richtlijnen.
De regelgeving is sterk aan verandering onderhevig. Dit gebruiksplan wordt bijgesteld zodra hier aanleiding voor is.
versie 1.0 (20 mei 2020)
- inhoud
2 doelstelling van dit gebruiksplan
2.1 doelstelling in het algemeen
2.2 functies van dit gebruiksplan
2.4 algemene afspraken
3 gebruik van het kerkgebouw
3.1 meerdere gebruikers / meerdere diensten op een zondag
3.2.1 plaatsing in de kerkzaal
3.2.2 capaciteit in een anderhalve meter situatie
3.2.3 zalen: normale capaciteit en aangepaste capaciteit
4 concrete uitwerking
4.1 gerelateerd aan het gebouw
4.1.2 gebruik van kerkplein en ontvangsthal
4.2 gerelateerd aan de samenkomst
4.2.1 gebruik van de sacramenten
4.2.4 koffiedrinken en ontmoeting
4.2.5 kinderoppas en kinderwerk
4.3.1 ouderen en kwetsbare mensen
4.4.2 kerkenraad, diaconie en voorganger
5 besluitvorming en communicatie
6 overige bijeenkomsten, vergaderingen en bezoekwerk
6.1 overige bijeenkomsten en vergaderingen
2 doel en functie van dit gebruiksplan
2.1 doelstelling in het algemeen
Met dit gebruiksplan willen we:
- bijdragen aan het terugdringen van de verspreiding van het coronavirus tot er een vaccin is, zodat de zorg het aankan. Als kerk willen we daarin onze verantwoordelijkheid nemen;
- bijdragen aan het beschermen van de meest kwetsbaren. We zien het maken van goed doordachte keuzes als een vorm van naastenliefde;
- volop kerk zijn vanuit ons (kerk)gebouw en vanuit onze huizen. We willen verbinding blijven zoeken met God, zijn Woord en met elkaar om toegerust in de wereld te staan.
2.2 functies van dit gebruiksplan
- We beschrijven hierin de inrichting, organisatie en procedures tijdens de zogenoemde controlefase van de coronacrisis;
- De mensen die meewerken aan het voorbereiden en organiseren van samenkomsten zullen we op basis hiervan instrueren;
- Op basis van dit plan zetten we de communicatie op naar alle betrokkenen binnen en buiten onze gemeente;
- Dit plan is online te vinden op de website en op papier in ons kerkgebouw aanwezig. We zijn hiermee aanspreekbaar voor bijvoorbeeld de veiligheidsregio.
2.3 fasering
- Vanaf 1 juli 2020 mag een onbeperkt aantal personen de kerkdiensten bezoeken tot wat maximaal haalbaar is met 1,5 meter onderlinge afstand.
2.4 algemene afspraken
Wij vinden ontmoeting, gesprek en nabijheid belangrijk. Toch willen we in het kader van onze doelstelling:
- anderhalve meter afstand houden tussen mensen die niet tot hetzelfde huishouden behoren;
- mensen die ziek of verkouden zijn dringend verzoeken om thuis te blijven, samen met anderen uit hun huishouden;
- de samenkomsten zo inrichten dat we op het gebied van organisatie, routing en hygiëne voldoen aan de richtlijnen en voorschriften van de overheid / het RIVM en de vanuit het landelijk kerkverband aangereikte richtlijnen;
- op de hoogte blijven van ontwikkelingen en aanwijzingen. We leren, evalueren en stellen bij vanuit de praktijk. Dat betekent dat we dit gebruiksplan regelmatig actualiseren.
3 gebruik van het kerkgebouw
3.1 meerdere gebruikers / meerdere diensten op een zondag
Zo mogelijk één dienst per zondag;
3.1.1 aanvangstijden voor verschillende diensten
blijft 9.30 uur
3.2 gebruik kerkzalen
3.2.1 plaatsing in de kerkzaal
De kerkzaal is uit te breiden d.m.v. het openzetten van een tussenwand, waardoor bijna de dubbele ruimte ontstaat;
Alleen het orgel en de ouderling- en diakenbank hebben een vaste plaats, maar zijn wel verplaatsbaar;
De kerkzaal heeft alleen losse stoelen;
Er is geen galerij
3.2.2 capaciteit in een anderhalvemeter-situatie
de
stoelen zullen, afhankelijk van de aanmeldingen, zo geplaatst worden dat er
minimaal 1,5 meter tussenruimte is tussen individuele bezoekers of tussen
gezinnen.
stappen:
- bepaal de capaciteit van het gebouw in een anderhalvemeter-opstelling. Daarbij geldt het maximaal aantal mogelijke bezoekers die er in deze opstelling kunnen worden verwelkomt; verwacht wordt dat het in deze kerk maximaal 50 bezoekers zullen zijn, afhankelijk van wel of niet gezinssamenstelling;
- bepaal vervolgens het aantal gemeenteleden dat u kunt uitnodigen. Het is verstandig om uit te nodigen of te laten aanmelden tot bijvoorbeeld 90% van de maximale capaciteit. Zo blijft er ruimte voor het verwelkomen van onverwachte gasten. Zie ook paragraaf 4.3. In principe zijn alle leden van deze kerk uitgenodigd.
3.2.3 zalen: normale capaciteit en aangepaste capaciteit
Beschrijf hier de normale capaciteit en aangepaste capaciteit van uw kerkzalen.
| Zaal | Normaal gebruik | Aangepast gebruik per 1 juli |
| kerkzaal | kerkdiensten en gemeentevergaderingen 50 zitplaatsen |
Maximaal 50 zitplaatsen op 1,5 m onderlinge afstand + zitplaatsen
voor medewerkers |
|
consistorie (zaal 1) | kerkenraad voor de dienst vergaderzaal voor o.a. kerkenraad |
Bijv. ouderling + 2 diakenen + voorganger. |
| Grote zaal | Is samengetrokken met zaal kerkdienst | Geen speciale functie |
| Overige zalen | Niet aanwezig |
4 concrete uitwerking
4.1 Gerelateerd aan het gebouw
4.1.1 routing
binnenkomst van kerk en kerkzaal
- De deuren zijn geopend, zodat mensen geen deurklinken of klapdeuren hoeven aan te raken.
- Het desinfecterend middel staat tegelijk bij binnenkomst naast de deuropening
- Er is een kapstokruimte, verzocht wordt hier geen gebruik van te maken;
- Koster of een ander aangewezen persoon zal de gasten hun vooraf gereserveerde plaats aanwijzen
verlaten van de kerk
- De gasten zullen de kerk verlaten per persoon of per gezin, te beginnen met degenen die het dichtst bij de kerkdeur zitten;
- iedereen wordt nogmaals verzocht om niet buiten met elkaar te blijven praten.
4.1.2 Gebruik van kerkplein en ontvangsthal
De koster of een ander daarvoor aangewezen persoon zal de gasten erop wijzen dat men direct de kerkzaal in moet gaan en zich niet buiten groepeert;
Er zullen enkele markeringen aangebracht worden voor de 1,5 meter afstand
4.1.3 garderobe
Verzocht zal worden niet van de garderobe gebruik te maken;
4.1.4 parkeren
Voor parkeren is geen andere mogelijkheid dan op/naast de openbare weg;
4.1.5 toiletgebruik
Toiletten zullen voor en na een kerkdienst gedesinfecteerd worden, er zal worden verzocht hier zo min mogelijk gebruik van te maken;
4.1.6 reinigen en ventileren
Alle in de kerk en consistorie aanwezige voorwerpen zullen voor- en na de dienst gedesinfecteerd worden met een desinfectiemiddel, de koster zal ervoor zorg dragen dat deze middelen aanwezig zijn;
Ventilatie zal geschieden door het openen van de binnen- en buitendeuren voor- en na de dienst, aangezien de kerkzaal geen ramen heeft die opengezet kunnen worden, hiervoor is de koster verantwoordelijk dan wel een door de kerkenraad aangewezen persoon;
4.2 Gerelateerd aan de samenkomst
4.2.1 Gebruik van de sacramenten
Met betrekking tot de sacramenten van doop en avondmaal moeten kerkenraden op verantwoorde wijze hun eigen keuzes maken. Dat gaat gepaard met enkele fundamentele principes om recht te doen aan het eigene van de sacramenten en met de praktische mogelijkheden. Zie www.protestantsekerk.nl voor adviezen van het moderamen van de generale synode.
Avondmaal
Voor de viering van het avondmaal zullen cupjes met wijn en stukjes brood op een speciale tafel klaargezet worden, waarna elke gast op gepaste afstand van elkaar langs kan lopen en brood en wijn tot zich kan nemen;
Dit zal voor de dienst door de dienstdoende diaken klaargezet worden. Bij het snijden van het brood en het inschenken van de wijn zullen handschoenen en een mondkapje gedragen worden.
Doop-, trouw- en rouwdiensten
Ook deze diensten zullen gehouden worden volgens het protocol in dit gebruiksplan.
Alleen voor een inzegening kan afgeweken worden van de 1,5 meter maatregel, zoals door PKN is aangegeven.
4.2.2 Zang en muziek
Gemeentezang is vooralsnog helaas niet mogelijk.
Liederen zullen op het orgel worden gespeeld en/of ten gehore gebracht worden, waarbij men niet mee mag zingen.
4.2.3 Collecteren
Bij het verlaten van de kerkzaal zal bij de kerkdeur een collecteschaal geplaatst worden.
Het geld zal geteld worden door een diaken die daarbij handschoenen zal dragen.
4.2.4 Koffiedrinken en ontmoeting
Gelet op de voorschriften is het mogelijk om, met inachtneming van de RIVM-maatregelen, koffie te drinken met elkaar. Dit zal dan van tevoren gecommuniceerd worden met de daarvoor geldende regels.
4.2.5 Kinderoppas en kinderwerk
Er is geen kinderoppas of kindernevendienst.
4.3 Uitnodigingsbeleid
- Gemeenteleden: zij kunnen per mail de uitnodiging ontvangen en zich tot dan uiterlijk 2 dagen voor de te houden dienst aanmelden, hierbij zal gevraagd worden zich niet aan te melden bij verkoudheidsklachten of koorts, na 1 juli zal hiervan in principe geen gebruik meer worden gemaakt;
- Alle eigen gemeenteleden zijn in principe aangemeld en voor een ieder is een plaats gereserveerd, aanmelding en bevestiging vervallen hiermee;
- relaties van gemeenteleden (bijv. familie die op bezoek is, maar ook terugkerende bezoekers) dienen wel door één van de eigen gemeenteleden aangemeld te worden i.v.m. de beschikbare ruimte;
- gasten: ook van hen wordt een aanmelding gevraagd i.v.m. de beschikbare ruimte.
Uiterlijk één dag voor de te houden dienst zal aan degenen die zich aangemeld hebben te kennen worden gegeven of men de dienst kan en mag bezoeken.
Dit alles zal per mail geschieden, zoals men tot nu toe ook de nieuwsbrief ontvangt.
Uitvoering hiervan zal worden gedaan door één van de kerkenraadsleden, dan wel een daartoe aangewezen persoon.
Hiervoor is een mailadres aangemaakt: gkkaanmelden@gmail.com
Voor het betreden van de kerkzaal kan gevraagd worden of men koorts of verkoudheidsklachten heeft, zo ja, dan wordt men verzocht de kerkzaal niet te betreden, hiervoor zal de kerkenraad een persoon aanwijzen die deze taak op zich neemt.
4.3.1 Ouderen en kwetsbare mensen
Vele van de gemeenteleden hebben de 70-jarige leeftijd reeds bereikt: er zal extra op toegezien worden dat men alleen in goede gezondheid zonder onderliggende klachten de kerkzaal betreedt, hierin heeft de oudere ook een eigen verantwoordelijkheid en beslissing om wel of niet aanwezig te willen zijn.
4.4 taakomschrijvingen
4.4.1 coördinatoren
Medewerkers zullen herkenbaar zijn door middel van een badge of keycord, de ruimte heeft een degelijke geringe afmeting dat zij te allen tijde zichtbaar zijn.
4.4.2 kerkenraad, diaconie en voorganger
- De kerkenraad is veelal in zijn geheel aanwezig, d.w.z. één ouderling en twee diakenen;
- De kerkenraad zal er zelf zorg voor dragen dan in de consistorie de nodige afstand bewaard wordt;
- Er wordt geen handdruk maar bijvoorbeeld een hoofdknik gedaan.
4.4.3 techniek
De techniek wordt als volgt georganiseerd:
- het orgel en de techniek staan opgesteld op de gebruikelijke plaats in de kerkzaal;
- alle technische apparatuur wordt ontsmet, zoals mengpaneel, microfoons en standaards, orgeltoetsen en -registers, bijbel op preekstoel, laptops, zowel voor- als na de dienst. Hiervoor is de koster verantwoordelijk, dan wel een daartoe door de kerkenraad aangewezen persoon.
4.4.4 muzikanten
Mochten er muzikanten aanwezig zijn in een dienst, zullen zij voor in de kerkzaal plaats nemen op minimaal de vereiste afstand van de overige aanwezigen.
4.5 tijdschema
Noteer hier het schema van acties voor de voorbereiding van een dienst. Tevens ook de acties na afsluiting van de dienst.
| wanneer | wat | wie |
| zaterdag | ||
| avond | deuren van de kerkzaal staan open om te ventileren | koster |
| zondag | ||
| zondag 9:00 | deuren van het gebouw open ventileren | koster |
| toiletten en deurklinken reinigen | koster | |
| 9:00u | techniek aanwezig | |
| 9:00u | muziekteam aanwezig | |
| 9:30u | aanvang dienst | |
| 10:45 | afsluiting dienst | |
| ventileren | ||
| reinigen: – stoelen en tafels – toiletten en deurklinken reinigen | ||
| reinigen mengtafel, microfoons, laptop | Koster of techniekman | |
| zaal afsluiten – ramen kerkzaal blijven open | koster |
5. besluitvorming en communicatie
5.1 Besluitvorming
Dit gebruiksplan wordt door de kerkenraad vastgesteld, in een al dan niet online vergadering.
5.2 Communicatie
Dit gebruiksplan zal aan de gemeenteleden gecommuniceerd worden per mail, op dezelfde manier als de maandelijkse nieuwsbrief;
Daarbij zal extra aandacht worden gevestigd of de wijze van uitnodiging en aanmelding.
Belangrijk voor de gemeenteleden is te weten:
- Tussen kerkgangers dient anderhalve meter afstand gewaarborgd te worden.
- Huisgenoten mogen bij elkaar zitten.
- Volg de aangewezen looproutes.
- Gemeentezang is vooralsnog helaas niet toegestaan.
- Volg de aanwijzingen op van koster of coördinatoren.
- Geen ontmoeting en consumptie na afloop.
- Het bezoek aan het toilet in de kerk tot een minimum beperken.
Dit alles zal ook op de site van de kerk geplaatst worden.
Communicatiematrix:
| voor wie communicatiemiddel | kinderen tot 12 jr | kinderen 13-18 jr | volwassen leden | 70+ leden en andere kwetsbare leden |
gasten (niet-leden) | kerken-raad |
|
gebruiksplan website, mail | x | |||||
|
uitnodigingen | info e-mail, website, kerkblad, weekbrief, social media | x | x | x | x | ||
|
centraal contactadres voor vragen per e-mail, telefoon, (whats)app en aanmelden dienst | x | x | x | x | ||
|
persbericht op site en in nieuwsbrief hoe gasten welkom zijn | x | |||||
| informatiebronnen kerkverband www.protestantsekerk.nl/corona / wekelijkse nieuwsbrief Protestantse Kerk etc. | x |
6 overige bijeenkomsten, vergaderingen en bezoekwerk
6.1 Overige bijeenkomsten en vergaderingen
Overige bijeenkomsten en vergaderingen die in het kerkgebouw plaatsvinden worden georganiseerd met inachtneming van de richtlijnen van het RIVM en overigens op dezelfde manier als de kerkdiensten.
6.2 Bezoekwerk
Het bezoekwerk gebeurd momenteel nog telefonisch, mocht daar aanleiding voor zijn om dit persoonlijk te doen, zal het gebruiksplan in dier voege aangepast worden.
